Nota adalah dokumen tertulis yang dibuat penjual sebagai bukti transaksi jual beli, berisi rincian barang atau jasa yang dijual beserta harganya. Di dunia usaha sehari-hari, nota menjadi salah satu dokumen paling dasar yang wajib ada, baik di warung kelontong, toko baju, maupun perusahaan besar sekalipun.
Bagi pemilik usaha kecil yang baru mulai, pertanyaan tentang contoh nota print yang benar sering muncul. Bagaimana formatnya? Apa saja yang harus dicantumkan? Apa bedanya nota dengan kuitansi? Artikel ini menjawab semua itu sekaligus memberikan panduan praktis cara membuat nota yang siap dicetak.
Apa Itu Nota dan Fungsinya dalam Bisnis?
Nota adalah bukti transaksi yang dibuat penjual untuk pembeli setelah transaksi selesai. Isinya mencatat barang apa yang dibeli, berapa jumlahnya, harga per satuan, dan total yang harus atau sudah dibayarkan.
Nota umumnya dibuat rangkap dua: lembar asli untuk pembeli, salinan untuk penjual sebagai arsip pembukuan. Kalau bisnis Anda masih menggunakan buku nota manual yang dibeli di toko alat tulis, sistem ini sudah lama berlaku. Sekarang, nota juga bisa dibuat secara digital dan dicetak langsung dari komputer atau kasir.
Fungsi utama nota dalam bisnis meliputi:
- Sebagai bukti transaksi yang sah jika terjadi perselisihan harga atau jumlah barang
- Membantu pelacakan inventaris dan stok barang
- Menjadi dasar pencatatan keuangan dan pembukuan
- Mempermudah proses retur atau penukaran barang
Jenis-Jenis Nota yang Perlu Diketahui
Sebelum membuat contoh nota print, penting untuk tahu dulu ada berapa jenis nota. Masing-masing punya fungsi berbeda tergantung situasi transaksinya.
Nota Kontan
Nota kontan adalah jenis yang paling umum digunakan dan menjadi acuan ketika orang menyebut “nota” dalam konteks toko atau warung. Nota ini diberikan saat transaksi langsung selesai, baik pembayaran tunai, transfer bank, debit card, maupun QRIS. Nama “kontan” merujuk pada penyelesaian pembayaran yang dilakukan saat itu juga, bukan kredit.
Contoh penggunaannya: saat Anda membeli sembako di minimarket, struk yang diterima pada dasarnya adalah bentuk modern dari nota kontan. Bedanya, struk kasir tercetak otomatis dari mesin POS, sementara nota kontan manual ditulis tangan atau diketik lalu dicetak.
Nota Debit
Nota debit diterbitkan oleh pembeli kepada penjual. Fungsinya untuk mengajukan permintaan pengurangan hutang atau retur barang yang rusak atau tidak sesuai pesanan. Intinya, nota debit adalah pemberitahuan resmi dari pembeli bahwa ada klaim yang perlu diselesaikan.
Di usaha kecil, nota debit mungkin jarang dipakai. Tapi di bisnis yang melakukan pembelian dalam jumlah besar secara berkala, seperti distributor atau grosir, nota debit adalah dokumen yang sangat penting untuk mengontrol kualitas barang masuk.
Nota Kredit
Nota kredit adalah kebalikannya: diterbitkan oleh penjual sebagai respons terhadap nota debit dari pembeli, atau sebagai pengakuan bahwa ada kelebihan pembayaran atau retur yang diterima. Nota kredit mengurangi jumlah tagihan yang harus dibayar pembeli.
Misalnya, sebuah toko pakaian menerima 10 lusin kemeja dari supplier, tapi 5 pcs dalam kondisi cacat. Supplier kemudian menerbitkan nota kredit senilai harga 5 pcs tersebut untuk mengurangi tagihan yang harus dibayarkan toko.
Komponen Wajib dalam Nota Print
Agar nota yang Anda cetak bisa digunakan sebagai bukti transaksi yang valid, ada beberapa komponen yang wajib ada. Nota tanpa komponen ini bisa dianggap tidak lengkap dan rawan menjadi sumber perselisihan.
- Nama dan alamat toko/usaha: Termasuk nomor telepon agar mudah dihubungi jika ada pertanyaan
- Nomor nota: Nomor urut yang unik untuk memudahkan pelacakan arsip
- Tanggal transaksi: Tanggal dan waktu transaksi terjadi
- Nama pembeli: Terutama untuk transaksi B2B atau pembelian dalam jumlah besar
- Rincian barang/jasa: Nama item, jumlah, satuan, harga per satuan
- Subtotal per item dan total keseluruhan
- Tanda tangan atau paraf penjual
Untuk nota kontan di toko kecil, nama pembeli sering diabaikan karena transaksinya anonim dan cepat. Tapi untuk transaksi yang nilainya besar, mencantumkan nama pembeli sangat disarankan. Perlu diketahui bahwa kuitansi untuk nilai di atas Rp5.000.000 wajib dilengkapi materai sesuai ketentuan Direktorat Jenderal Pajak.
Contoh Format Nota Print yang Benar
Berikut adalah contoh format nota print yang umum digunakan toko atau usaha kecil. Format ini bisa langsung Anda adaptasi sesuai nama usaha dan jenis barang yang dijual.
| Komponen | Isi |
|---|---|
| Header | Toko Makmur Jaya | Jl. Sudirman No. 12, Jakarta | Telp: 021-12345678 |
| Nomor Nota | NTK-20260403-001 |
| Tanggal | 3 April 2026 |
| Barang 1 | Beras 5 kg x Rp18.000 = Rp90.000 |
| Barang 2 | Minyak goreng 2 L x Rp22.000 = Rp44.000 |
| Total | Rp134.000 |
| Footer | Terima kasih atas kepercayaan Anda | Barang yang sudah dibeli tidak dapat dikembalikan |
Ukuran kertas nota yang paling umum adalah 1/3 folio (sekitar 21 x 10 cm) atau 1/2 folio. Toko alat tulis menjual buku nota siap pakai dalam ukuran ini. Jika ingin mencetak sendiri, Anda bisa membuat template di Microsoft Word, Google Docs, atau Excel dengan ukuran kertas yang disesuaikan.
Perbedaan Nota, Kuitansi, dan Faktur
Ketiga dokumen ini sering tertukar karena sama-sama berhubungan dengan transaksi. Perbedaannya terletak pada kapan digunakan dan apa yang dikonfirmasi.
Nota digunakan untuk transaksi yang langsung selesai. Penjual mencatat barang yang dijual, pembeli menerima dokumen sebagai bukti pembelian. Tanda tangan tidak selalu wajib, paraf penjual sudah cukup.
Kuitansi adalah bukti penerimaan pembayaran. Dokumen ini mengkonfirmasi bahwa sejumlah uang tertentu sudah diterima. Kuitansi wajib ditandatangani penerima uang dan umumnya dilengkapi materai untuk nominal di atas Rp5.000.000 sesuai ketentuan perpajakan Indonesia.
Faktur digunakan untuk transaksi kredit, di mana barang dikirim dulu sebelum pembayaran dilakukan. Faktur berisi tagihan yang harus dibayar dalam jangka waktu tertentu, misalnya 30 atau 60 hari. Di bisnis distribusi dan grosir, faktur adalah dokumen utama yang mengatur arus piutang usaha.
Baca juga: 10 Ide Bisnis Digital Paling Menjanjikan
Cara Membuat dan Mencetak Nota secara Digital
Membuat nota print digital tidak harus rumit. Ada beberapa cara yang bisa dipilih sesuai kebutuhan dan kemampuan teknis Anda.
Cara 1: Template di Microsoft Word atau Excel
Ini cara paling sederhana untuk usaha kecil. Buat tabel dengan kolom yang sesuai, isi header dengan nama toko dan informasi kontak, lalu simpan sebagai template yang bisa diisi ulang setiap transaksi. Print ke kertas 1/3 A4, lalu potong. Hasilnya mirip nota yang dijual di toko buku.
Cara 2: Aplikasi Kasir atau POS
Untuk usaha dengan transaksi yang lebih tinggi, aplikasi kasir seperti Jurnal by Mekari atau iReap bisa mencetak nota otomatis setiap kali ada transaksi. Beberapa aplikasi ini juga menyimpan arsip digital sehingga Anda tidak perlu khawatir kehilangan salinan.
Cara 3: Nota Digital via WhatsApp atau Email
Untuk transaksi online atau pelanggan yang meminta bukti digital, nota bisa dibuat sebagai gambar atau PDF lalu dikirim via WhatsApp atau email. Format ini makin populer di era belanja online karena lebih praktis dan ramah lingkungan.
Nota memang terlihat sederhana, tapi keberadaannya sangat penting bagi ketertiban administrasi bisnis Anda. Mulai dari usaha warung kecil hingga toko dengan puluhan transaksi per hari, nota yang tercatat rapi adalah fondasi pembukuan yang sehat. Dengan format yang benar dan sistem pencetakan yang sesuai skala usaha, Anda tidak akan kesulitan melacak setiap transaksi yang terjadi.
